THEORETICAL ASPECTS OF THE ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM DEVELOPMENT

Print

AVDEEV A.N., MOSCOW, RUSSIAN FEDERATION

THEORETICAL ASPECTS OF THE ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM DEVELOPMENT

А.Н. АВДЕЕВ, г. Москва, Российская Федерация

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Annotation

Purposes of a research are theoretical aspects of a creation an automated electronic documents management system of Russian Federation public authorities. Results of many years of practice on the creation of automated systems, scientific and methodical work including archiving and documentation regarding the existing legal framework analysis conclude a necessity of creating organizational and legal structure — digital storage of electronic documents, which will be a basement particularly for implementation of legally significant electronic documents archiving functions. It is proved that the digital storage network will admit to build an effective document management system at the interdepartmental level by virtue of giving legal significance to electronic documents placed there. Primary importance of classification and coding of information is emphasized, the structure of referenced data is investigated and issues arising during its operation are examined. The benefits of a two-mode (online and offline) remote access to the electronic documents are indicated, online mode — with open communication channels using a cryptographic encryption. The proposed approach allows considering the provision of electronic documents legal significance as a determinative factor in creating a public information environment.

Аннотация

В статье исследуются теоретические аспекты создания автоматизированной системы управления электронными документами органов государственной власти Российской Федерации. На основании результатов многолетней практической деятельности по созданию автоматизированных систем, научно-методической работы в части архивного хранения и документоведения, исходя из анализа действующей нормативно-правовой базы, делается вывод о необходимости создания организационно-правовой структуры — цифрового хранилища электронных документов, на основе которого выполняются, в том числе функции архивного хранения юридически значимых электронных документов. Доказывается, что сеть цифровых хранилищ позволит построить эффективную систему управления документами межведомственного уровня в силу придания юридической значимости размещенным там электронным документам. Подчеркивается первостепенная важность классификации и кодировании информации, рассматриваются проблемы, возникающие при работе с нормативно-справочной информацией, исследуется ее структура. Указываются преимущества удаленного доступа к электронным документам в двух режимах (онлайн и офлайн), причем в режиме онлайн — по открытым каналам связи с использованием криптографического шифрования. Предлагаемый подход позволяет рассматривать обеспечение юридической значимости электронных документов как решающего фактора при создании общедоступной информационной среды.

Keywords

Electronic records management system, digital storage of electronic documents, records keeping in state bodies, electronic public services, information management, management of access to information.

Ключевые слова

Автоматизированная система управления электронными документами, цифровое хранилище электронных документов, делопроизводство в органах государственной власти, электронные государственные услуги, управление информацией, управление доступом к информации

Деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций реализуется при помощи документов. Одной из функций, присутствующей в деятельности любого органа власти, организации и обеспечивающей эффективность их деятельности, является функция управления документами.

Для реализации этой функции в органах власти, организациях создаются и функционируют специальные подразделения — службы делопроизводства, применяются современные информационные технологии, в том числе, системы электронного документооборота.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования вопросов управления документацией. Во всех развитых странах в той или иной степени функции по управлению документами возложены на определенные государственные органы.

Одним из инструментов реализации концепции электронного государственного управления может и должна стать Автоматизированная система управления электронными документами (АСУЭД) на основе современной нормативной базы, которая гарантирует качество (аутентичность, достоверность, юридическую значимость) создаваемых в органах власти, организациях документов как носителей информации, могущих служить основанием и подтверждением совершаемых управленческих действий.

Недостаточная разработанность проблемы создания такой АСУЭД требует особого внимания в первую очередь в теоретическом отношении, что и является целью данной работы.

АСУЭД органов государственной власти. АСУЭД органов государственной власти Российской Федерации представляет собой комплексную информационную систему, направленную на обеспечение юридически значимого взаимодействия Администрации Президента Российской Федерации, органов государственного управления, ведущих государственных архивов, информационных центров и прочих участников формирования, принятия и исполнения управленческих решений.

Исходя из мирового опыта построения систем управления документами и отечественной практики делопроизводства, предлагается подход, реализующий надежное хранение всего массива электронных документов вместе с их метаданными в сертифицированном ЦХЭД на всех этапах жизненного цикла, обеспечивающий неизменность юридически значимых ЭД.

Такой подход, использующий сквозную технологию обработки, построенный с использованием сертифицированных систем ЭП и шифрования, позволит построить эффективную систему управления документами межведомственного уровня на базе развитой сети ЦХЭД.

Для построения и эффективного использования сети ЦХЭД необходима соответствующая доработка законодательной базы в части архивного хранения и применения юридически значимых электронных документов.

References

1. Gadasin V.A., Konjavskij V.A. Ot dokumenta — k jelektronnomu dokumentu. Sistemnye osnovy [From the document to the electronic document. System basics]. Moscow: RFK-Imidzh-Lab, 2001.

2. Danilin A.V. Jelektronnye gosudarstvennye uslugi i administrativnye reglamenty: ot politicheskoj zadachi k “arhitekture jelektronnogo pravitel'stva” [Electronic state services and administrative regulations: from political task to “e-government architecture”]. Moscow: Infra-M, 2004.

3. Larin M.V., Ryskov O.I. Jelektronnye dokumenty v upravlenii [Electronic documents management]. Moscow: VNIIDAD, 2005.

4. Larin M.V. Upravlenie dokumentaciej v organizacijah [Documentation Management in organizations]. Moscow: Scientific book, 2002.

Список литературы

1. Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа — к электронному документу. Системные основы — М.: РФК-Имидж-Лаб, 2001.

2. Данилин А.В. Электронные государственные услуги и административные регламенты: от политической задачи к «архитектуре электронного правительства». — М.: Инфра-М, 2004.

3. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. — М.: ВНИИДАД, 2005.

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Научная книга, 2002.

About author

Avdeev Andrey Nikolaevich, a doctoral candidate in history in All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Studies, Automation Systems LTD, Chairman, Moscow, Russian Federation, 8-985-764-47-95, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

Сведения об авторах

Авдеев Андрей Николаевич, соискатель ученой степени кандидата исторических наук Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, ООО Фирма «АС», председатель правления, г. Москва, Российская Федерация, 8-985-764-47-95, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

You can read completely article in the russian historic-archival magazine “The Herald of an Archivist”. Read more about terms of subscription here.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.